仕事中のミスを減らす3つの方法!

仕事

鬱や脳疲労の状態だと、頭が回らずに仕事中のミスが多くなってしまいますよね。

私も鬱状態と、強い脳疲労なので数分前の記憶がなかったり、次に何をすればいいのかわからずに動けなくなってしまうことが多々ありました。

そして慌てて作業をするとミスを招き、自己嫌悪に陥り、気持ちが落ちてまたミスをしてしまうの悪循環に陥ることが多かったです。

そんなことを防ぐために、私が実際に行なっている

仕事中のミスを減らす方法を3つご紹介します!

鬱でも脳疲労でも仕事中のミスを減らす!方法その1!

ルーティーン 化する

ルーティーン 化については、以前この記事に詳しく書いておりますので、こちらをご覧ください。

ルーティーン 化を一度してしまうと、ノートを見ながら考えずに確認しながら作業ができます。

脳を使わなくても、正確に仕事を進められるので、鬱や脳疲労の方には一番簡単なやり方です。

 

鬱でも脳疲労でも仕事中のミスを減らす!方法その2!

todoリストを作る

todoリストを使用している人は、今でも多いのではないでしょうか?

todoリストを描くときのポイントは、

  • 緊急性も重要性も両方高い
  • 緊急度が高い
  • 重要性が高い
  • やらなきゃいけないこと

の4パターンに私は分けて考えるようにしています。

そして、絶対にマルチタスクは行わない。

ひとつの作業をしてから、次の作業へ移行する。

もし、作業をしている途中に緊急性の仕事が入ったとしたら、手を止めるときに必ずtodoリストへ書き残すようにしています。

鬱状態や脳疲労状態は、頭がいっぱいいっぱいで記憶するキャパシティが残りわずかです。そのため物忘れやミスをしてしまいます。

だからメモをするようにして、脳を使わなくてもミスをしない、忘れないという環境づくりを心がけていきましょう。

 

鬱でも脳疲労でも仕事中のミスを減らす!方法その3!

業務日誌をつける

これは実際に私が使用している業務日誌(個人用)です。

A5サイズのルーズリーフタイプを使っています。

中身はダミーですが、このような使い方をしてますので例として参考にしてください。

表紙

特に変哲も無いA5のルーズリーフバインダーです( ´∀`)

大きさは、私の業務上、机が狭いのでA5サイズで統一しています。

表示をめくると・・・

中表紙というのでしょうか。

そこの部分に、私はtodoリストとして、やることを付箋に書いて張っています。

そして、この付箋は予定の前日にペン立てへ貼り付けて、翌日確実にこなせるようにしています。

今月の予定や目標、翌月の予定などを書く

上のカレンダーは、無印良品に売っている付箋のカレンダーです。

それを貼り付けた下に予定や目標を書いています。

目標は、先月の反省も踏まえて3つまでとします。3つ以上となると覚えていることも、意識することもできなくなり、逆にミスを増やす原因となるからです。

その日に起きたことを細かくメモする

来店したお客様の情報は黒字で書きます。

ミスをしてしまったことは赤字で書き、対策も書きます。

todoやこの先の予定は青字で記入します。

このように色分けをすることによって、自分がどのくらいミスをしたのか、何の作業をどれくらいしなきゃいけないのか、どれくらいのお客様の対応をしたのかなどを視覚化できます。

そして、特にこの来店したお客様情報はとても役に立ちます。

後日、本社からお客様についてお問い合わせがあったときや、同僚にお客様の状態を聞かれた時など、メモからどのようなお客様だったかを思い出すことができるのです。

自分で気になった部分もメモをしておくので、どのように対応をしたのかもきちんと説明できます。

このようにきちんとメモをしておけば、ミスをしたとしてもすぐに対応することができるのです。

月末に今月やってしまったミスやできたことをまとめる

ここが一番大事なところであると思います。

どのようなミスをして、どのように今後対策をして行くのかを視覚化できます。

特にミスの回数は重要です。

同じようなミスをしていないかということを確認します。

また、逆に今回で来たこと、自信がついたことも書き留めます。

これは自分を褒めるて認めるためです。

こうして少しずつできることを増やしていって、自信に繋げて行くことで、堂々とした対応をできるようになります。

そして、最後には来月にやりたいこと、目標を書きます。

これが私の業務日誌の流れです。

私はこれで鬱状態でも脳疲労状態でも、ミスを改善できた!

ルーティーン 化をしたり業務日誌をつけたりするまでは、本当に鬱状態と脳疲労状態が酷すぎてミスをたくさんしました。

まずはじめに行ったのが、業務のルーティーン 化です。

なるべく脳を使わないで正確に作業を行えるように、作業ひとつひとつを細かくルーティーン 化しました。(自分専用マニュアルの作成をしたとも言い換えることができます。)

そして、それでもミスが目立っていたので、どういうところでミスをするのかを見つけ出すために業務日誌をつけ始めました。

鬱・脳疲労状態なので、いつどのようなお客様が来ていたかなどを思い出せないことも度々ありました。

しかし、この業務日誌をつけることによって、自分がどういう対応をしたのかをしっかり把握することができるようになり、どこがミスの原因になっているのかがわかるようになりました。

そして、ミスの原因を減らすためにまたルーティーンを改善する。

この繰り返しをして、ミスを少しずつ減らすことができました。

鬱状態・脳疲労状態でも私のようにお仕事を頑張らなくてはいけない環境という方はたくさんいらっしゃると思います。

それでも私はまだ、時間に余裕のある職場なのでここまで丁寧に書くことができます。

時間に追われる職の方はここまで詳しく書くことは難しいかもしれませんが、箇条書きに必要なところだけを書くなど、簡単な業務日誌をつけてみるとミスを減らす糸口となると思います。

メンタル的にとても辛い状態であるとは思いますが、少しでも楽に、正確に仕事できる術をこれからも探してみなさんにシェアしていきたいと思います。

もしよければ、あなたがやっている工夫なども教えてください。

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