仕事のミスを減らす、ルーティン化と指差し確認!

仕事

私の仕事内容は、受付事務です。

お客様からの申請書類をお預かりして、書類を作成するというお仕事です。

一つ一つが細かく正確な作業が求められます。

しかし、私の場合はうつ状態で脳疲労状態が強いと診断を受けており、仕事のミスもしやすい状況となっています。

しかし、仕事をする中でそんなことは理由となりません。

ミスを完全に防ぐことはまだ難しいとしても、一つでもミスを少なくしてダブルチェックをしてくれる同僚への負担を減らすためにし工夫していることをまとめてみようと思います。

・まずは全てルーティーン化(ノートにきちんと順番をかく)

まずは、全ての作業をルーティーン化してしまいます。

この時のポイントは、作業する項目に番号を振ること。

  • 来室したお客様の要望を聞く
  • お名前を聞く
  • 申請に必要なもの(申請書・住民票・写真)を持参しているか聞く
  • 写真のチェックをする(どの部分をチェックするのかもリスト化しておく)
  • 申請書に書き漏れがないかをチェックする(チェックする上で必ず見落としてはならない部分をリスト化しておく)
  • 申請書をお預かりして書類を作成する 

のような感じです。(ここで出した例は、実務とは異なります。)

このように番号を振ることで、自分がどこまでやったのかということが明確にわかりやすくなります。

・確認をする時は、番号通りに指差し確認をする

先ほど番号を振ることを強調したのは、ここでの指差し確認を正確にするためでもあります。

順番通りに指差し確認をして、きちんと番号分の項目の記入ができているかや書き漏れがないかなどをチェックします。そうすることで格段に、ミスを減らすことができました。

ミスには、どこを確認するのかというポイントが曖昧ということが原因の場合があります。

そのため、どこを確認するのかということを明確にし、それを指差しで確実に確認をすることが大きなポイントです。

・最後に必ずもう一度全体の確認をする

仕事が遅い原因としてあげられるものに、何度もミスをしてやり直しをするというものがあります。

その部分を改善するためにも、必ず最後に全体の確認を指を使って確認しましょう。

目だけで追うだけでは、確認したつもりになってしまいます。

これが一番危険で、ミスを誘発する原因ともなります。

指差し確認でしかり目と指で確認をしましょう。

ミスを防ぐためには焦らないことも大事!

ミスを防ぐために大事なこと、それは焦らないということです。

「お客様をお待たせしてしまう・・・」

「急がないと時間が・・・」

「早くしないと上司に怒られる・・・」

そんな色々な気持ちがあると、焦ってしまいますよね。

焦ってしまうとミスが増えてしまいます。

ミスが増えると、やり直すことになってしまいます。

やり直し・・・これが一番のデメリットです。

仕事が早い人の共通点、それは、

やり直しをする時間を必要としない正確性!

疲れている時や焦っている時は、ミスをしてやり直すこととなってしまいます。

そうなると、ことによっては倍以上の作業時間を必要とすることもあるのです。

だから、焦らない。これが大事。

焦ってしまうときは、一旦手を止めましょう。

そして、3回くらい深く深呼吸をしてみましょう。

できるなら目を瞑って。

周りの雑音ではなく、深い呼吸に意識を向けて

そうすると、なんとなく落ち着いて作業に戻ることができますよ♪

大事なポイントは、呼吸に意識を集中することです。

・諦めも肝心、ミスを指摘してもらったら感謝する

それでもやはり、人間だとミスをしてしまいます。

忙しかった時、同時に複数の作業をしなければいけなくなった時、集中力が切れてしまっていた時・・・

ミスを他の人に見つけてもらった時は、感謝する心を忘れずに行きましょう。

これは私の仕事場でしか通じないことかもしれませんが・・・

言い方のきつい人もいますし、怒鳴り散らす人もいますし、あからさまにいじめのような態度を取る人もいます。

それでもミスを見つけてくれたことだけには感謝をしましょう。

そのお陰で、お客様への迷惑を一つ減らすことができたのですから。

ぐちぐちいう人のことは放っておいて、次に同じミスをしないための案を考える時間に回した方が有益な時間となります。

(といっても、気持ち的にはとても大きなダメージを受けて辛いですけどね・・・)

以上が、仕事上でミスを減らすためにしている工夫です。

他にも工夫していることもありますが、それはまた今度記事にしようと思います。

少しでも誰かの参考になることを祈っています。

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